Как построить отдел продаж с нуля: пошаговая инструкция

Менеджер по продажам — специалист, от качества работы которого напрямую зависит уровень дохода компании. Рассказываем, как организовать отдел продаж, чтобы его сотрудники не относились к должностным обязанностям формально и приносили максимальную прибыль. 

Зачем нужен отдел продаж

Этот отдел отвечает за реализацию товаров или услуг. Если речь идет о небольшой компании, то две основные задачи менеджеров — регулярно выполнять план продаж и выстраивать долговременные отношения с клиентами. Однако чаще всего этого оказывается недостаточно, поэтому перед тем, как организовать отдел продаж, важно определить, зачем именно он нужен. Цели могут быть стратегическими, финансовыми и личными.

Стратегические цели

Стратегические цели работы отдела — увеличить объем реализованной продукции и заключенных сделок. При этом они должны соответствовать миссии компании. 

Например, если вы продаете недорогие спорттовары, ваша цель — сделать спорт доступным для широкой аудитории. Рост продаж в этом случае — способ не только заработать больше денег, но и распространить ценности здорового образа жизни среди большего количества людей.

Финансовые цели

Финансовые цели выражаются в цифрах. Например, отдел должен обеспечивать определенное количество лидов и заключенных сделок, объем оборота и прибыли. Для каждой из целей определяется срок, за который ее нужно достичь: месяц, квартал, год.

Финансовые цели позволяют оценить реальную эффективность работы отдела продаж. Анализируя данные в динамике, вы сможете понять, нужно ли что-то менять в организационной структуре, стоит ли  оптимизировать штат или модернизировать систему мотивации.

Личные цели сотрудников

Определили, сколько продаж должен выполнить отдел за месяц, полгода, год? Теперь распределите эту нагрузку между сотрудниками. По истечении срока можно будет оценить, кто работал продуктивно, а кто — нет. Разумеется, здесь нужно подумать и соответствующей системе мотивации.

Структура отдела

Структура отдела — это иерархическая схема взаимоотношений между сотрудниками. Для эффективной работы команды нужно выяснить, кто будет отвечать за организационные вопросы, распределение нагрузки и рутинные задачи. Чаще всего используется две схемы — одно- и двухступенчатая.

Одноступенчатая

В таком отделе есть один руководитель отдела продаж (РОП), а все остальные — рядовые менеджеры. Схема подходит для небольших компаний, особенно работающих в сфере B2B. Она позволяет сотрудникам выстраивать долговременные отношения с клиентами, а руководителю — контролировать их работу.

Двухступенчатая

РОП по-прежнему один, а рядовые сотрудники делятся на две и более команд. Каждая из них отвечает за определенный сектор работы — например первичное консультирование, заключение договоров со стратегически важными клиентами, продажу дополнительных услуг, долговременные проекты. Во главе каждой команды — линейный руководитель, подотчетный РОП, которого еще называют старшим (ведущим) менеджером.

От чего зависит эффективность работы отдела продаж

На эффективность работы отдела влияют 3 фактора:

• Знание менеджерами продукта и целевой аудитории. Сотрудники должны досконально разбираться в том, что они продают, а также зачем это нужно покупателям.

• Качество работы команды. Важно правильно выстроить методику оценки и контроля деятельности сотрудников, продумать стратегии обучения и мотивации.

• Бизнес-процессы. К ним относятся организация структуры отдела продаж, выбор стратегических и тактических целей, автоматизация и оптимизация работы.

Если продажи не дотягивают до нужных показателей, значит, есть недочеты  — например заведомо невыполнимые планы, слабая система учета, халатное отношение менеджеров к своим обязанностям и прочие.

Как построить отдел продаж: пошаговая инструкция

Чтобы построить отдел продаж с нуля, нужно выполнить несколько ключевых шагов: разработать кадровую политику, составить финансовый план, построить воронку продаж, подобрать и обучить персонал, настроить мотивацию и автоматизировать процессы.

Разработайте кадровую политику

Определите правила найма, оценки эффективности, обучения и аттестации сотрудников. Установите систему поощрений и санкций. Привлеките кадровый отдел или временного специалиста для разработки политики.

• Как подбирать персонал и оценивать эффективность его работы.
• Как будут проходить обучение и аттестация сотрудников.
• Какие поощрения и санкции будут применяться.

Составьте финансовый план

Определите бюджет на создание и развитие отдела. Он включает три категории расходов:

• Капитальные: аренда помещения, оборудование (IP-телефония, ПК).
• Прямые и непрямые: зарплата, обучение, коммунальные платежи, интернет.
• Незапланированные: ремонт, замена техники, обслуживание.

Постройте воронку продаж

Воронка продаж — это этапы, которые проходит клиент от знакомства с продуктом до заключения сделки. Распределите обязанности сотрудников по этапам воронки. Для построения используйте майнд-карты и электронные таблицы.

Это позволит отслеживать путь клиента, выявлять узкие места и работать над повышением конверсии.

Продумайте систему мотивации

Заработная плата менеджера по продажам состоит из оклада, бонусов и премий. Однако денежные стимулы не единственный способ мотивации.

• Профессиональное развитие — курсы, тренинги, наставничество.
• Карьерный рост — четкие перспективы повышения.
• Социальные гарантии — ДМС, фитнес, гибкий график.

Также учитывайте нематериальные стимулы: здоровая конкуренция, самореализация, признание.

Подберите квалифицированный персонал

При найме обращайте внимание на опыт в продажах, умение достигать результата, стрессоустойчивость и аналитические навыки. Используйте тестирование, интервью, стрессовое собеседование.

Руководителем отдела продаж может стать опытный сотрудник с лидерскими качествами и успешным личным опытом в продажах.

Обучите сотрудников

Менеджер по продажам должен постоянно развиваться: изучать продукт, техники убеждения, работу с возражениями и отслеживать тренды в отрасли.

• Организуйте регулярный обмен опытом и наставничество.
• Проводите тренинги по продажам и саморазвитию.
• Используйте деловые игры для отработки сложных ситуаций.

Обучение должно быть регулярным и обязательным для всех сотрудников.

Автоматизируйте процессы

Используйте CRM-системы для контроля качества работы, сегментации клиентов, снижения потерь лидов и анализа эффективности отдела.

• Контроль работы сотрудников: статистика, прослушивание звонков.
• Сегментация клиентов и персонализация подхода.
• Снижение нагрузки за счет автоматизации рутины.
• Снижение рисков потери клиентов из-за человеческой ошибки.
• Анализ работы отдела в динамике.

Настройте обучение сотрудников работе с CRM-системой для максимальной эффективности.

Кроме того, внедрение CRM-системы упрощает передачу дел от одного сотрудника другим — на время отпуска, больничного, при смене должности или увольнении.

Сервисы MANGO OFFICE совместимы с популярными CRM-системами. Например, вы можете использовать IP-телефонию для продаж и отслеживать поток обращений в CRM.

Ошибки при построении отдела

Часто при создании отдела продаж компания не уделяет внимания системообразующим элементам. Недостаточно просто нанять сотрудников, рассадить их за компьютеры и поручить им продавать: нужно разработать скрипты или алгоритмы продаж. Это база, которая может оказаться полезной и для опытных продажников, и для новичков в профессии.

Еще одна распространенная ошибка — отсутствие четких финансовых показателей, по которым можно определить эффективность работы отдела. Даже если вы работаете в сфере с «длинным чеком», где сделки заключаются не каждый день (а иногда — не каждый месяц), это не значит, что не нужно составлять план по количеству сделок за отчетный период. Планирование обязательно и для других показателей — например, количества звонков и встреч за период.

Продажи могут снизиться из-за ошибок в кадровой политике. Позаботьтесь о том, чтобы правила работы были четко определены, создайте кадровый резерв. Это поможет избежать простоев и существенного падения доходов при возникновении внештатных ситуаций — например при увольнении сразу нескольких сотрудников.

Отдел продаж должен заниматься только продажами. Не стоит нагружать сотрудников дополнительными обязанностями — например закупкой товаров.

Как масштабировать отдел дальше

Отдел продаж работает, выполняет планы, приносит требуемый уровень прибыли? Возможно, пора задуматься над его расширением. 

Чтобы понять, есть ли необходимость в масштабировании, оцените следующие параметры:

• оборот и прибыль;

• количество повторных сделок (у клиентов, которые стали постоянными);

• средний чек;

• количество новых клиентов.

Если все параметры соответствуют плану и показывают стабильный рост, стоит задуматься о масштабировании. Если нет — пересмотреть кадровую политику.

Перестройка отдела в работающей компании

Отдел продаж нужно развивать, ведь от этого зависит ваша прибыль. Для этого необходимо регулярно проводить его внешний и внутренний аудит. 

В ходе проверки обращайте внимание на следующие моменты:

• качество бизнес-процессов;

• качество структуры;

• компетентность и личная эффективность каждого менеджера.

Оценка проводится на основе статистических данных, а также опросов и интервью. Важно, чтобы каждый сотрудник мог свободно внести предложения или озвучить жалобы. 

На основе полученных данных принимаются стратегически важные решения об оптимизации бизнес-процессов, обновлении коллектива и других изменениях.

Краткий пересказ статьи от нейросети YandexGPT

Разбор статьи от ИИ Perplexity